Satın Alma Süreçlerinde Google Sheets Kullanımı ve Önemi

Google Sheets, satın alma (procurement) süreçlerinde şeffaflık, hız ve verimlilik sağlayan güçlü bir araçtır. Tedarikçi yönetimi, fiyat karşılaştırması, sipariş takibi ve stok planlaması gibi işlemler bulut tabanlı olarak kolayca yönetilebilir.
Her departmanın aynı dosya üzerinde gerçek zamanlı çalışabilmesi sayesinde satın alma süreci hem daha düzenli hem de kontrol edilebilir hale gelir.

➡️ Satın alma süreçlerinde Google Sheets kullanmayı öğrenmek için Vidoport: Google E-Tabloları Kullanma ve Uzmanlaşma sayfasını ziyaret edin.

Tedarikçi ve Teklif Yönetimi

Google Sheets, farklı tedarikçilerden gelen teklifleri karşılaştırmak ve organize etmek için idealdir.

• Teklif Karşılaştırma Tabloları: Ürün adı, fiyat, teslim süresi, ödeme koşulu gibi bilgileri tek tabloda toplayabilirsiniz.
• Tedarikçi Veritabanı: Tüm tedarikçilerin iletişim bilgileri, kalite notları ve geçmiş sipariş verileri tek sayfada tutulabilir.
• Puanlama Sistemleri: Formüllerle fiyat, kalite ve teslimat performansına göre otomatik değerlendirme yapılabilir.

Bu sistem, satın alma ekiplerinin en uygun maliyetli ve güvenilir tedarikçiyi seçmesine yardımcı olur.

Sipariş ve Onay Takibi

Google Sheets, sipariş süreçlerinin her aşamasını izlemek için etkili bir çözümdür.

• Sipariş numarası, ürün adı, miktar, teslim tarihi ve durumu gibi alanları içeren tablolar oluşturabilirsiniz.
• Koşullu biçimlendirme ile geciken teslimatları renkli olarak vurgulayabilirsiniz.
• Yönetim ekibiyle paylaşılan onay sütunları sayesinde süreç takibi hızlanır.

Bu özellikler, özellikle çok sayıda tedarikçiyle çalışan işletmeler için operasyonel şeffaflık sağlar.

Stok ve Envanter Yönetimi

Satın alma ile stok yönetimi arasındaki bağlantıyı kurmak için Google Sheets oldukça uygundur.

• Stok Girişi ve Çıkışı: Otomatik formüllerle stok hareketleri izlenebilir.
• Minimum Stok Uyarısı: Belirlenen seviyenin altına düşen ürünler otomatik olarak renkle vurgulanabilir.
• Tedarik Yenileme Planı: Stok takibi ile satın alma planı birleştirilerek otomatik satın alma önerileri oluşturulabilir.

Bu yapı, stok fazlası veya eksikliği gibi sorunların önüne geçer ve maliyet kontrolünü kolaylaştırır.

Raporlama ve Analiz

Google Sheets, satın alma süreçlerinin performansını ölçmek için etkili raporlama araçları sunar.

• Pivot tablolar ile aylık satın alma hacimleri analiz edilebilir.
• Grafikler yardımıyla tedarikçi performansı, teslim süresi veya maliyet trendleri görselleştirilebilir.
• Filtreleme ve sıralama özellikleriyle verilere anında ulaşabilirsiniz.

Bu analizler sayesinde işletmeler, satın alma stratejilerini veriye dayalı olarak geliştirebilir.

↗️ Uygulamalı satın alma tabloları ve örnek raporları görmek için Google E-Tabloları Eğitim Videoları sayfasına göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Google Sheets satın alma yönetimi için yeterli mi?
Evet. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için tüm temel satın alma işlemleri Sheets ile yapılabilir.

Fiyat tekliflerini nasıl karşılaştırabilirim?
Tedarikçi bilgilerini yan yana listeleyip formüllerle en uygun fiyatı otomatik vurgulayabilirsiniz.

Teslimat süresi takibi yapılabilir mi?
Evet. Koşullu biçimlendirme ile geciken teslimatlar otomatik olarak renklendirilir.

Stok seviyesi uyarısı nasıl ayarlanır?
Belirli bir değerin altına düşen hücreler için =A2 gibi formüllerle görsel uyarı oluşturabilirsiniz.