Excel ile Profesyonel İş Takip Programı Oluşturmanın Yolları

Excel'de basit ama etkili bir iş takip programı oluşturarak görevlerinizi, başlangıç ve bitiş tarihlerini, sorumlularını, durumlarını ve önceliklerini kaydederek iş akışınızı kolayca yönetebilirsiniz. Bu sayede hangi işin ne aşamada olduğunu, kimin sorumlu olduğunu ve hangi işlerin geciktiğini anında görebilirsiniz.

Önerilen Videolar

1- Excel'de Görev Takip Listeleri Oluşturmak

2- Excel'de Personel Takip Listesi Oluşturmak ve Ayrılan Çalışanları İzlemek

3- Excel'de Personel Evrak Takibi Yapmak

İşte adım adım Excel'de iş takip programı oluşturma:

1. Temel Tablo Yapısı Oluşturma

• Yeni bir Excel sayfası açın.
• A1 hücresinden başlayarak aşağıdaki sütun başlıklarını girin:

• Bu başlıkları ve altındaki ilk birkaç boş satırı seçip Ekle > Tablo diyerek bir Excel Tablosu'na dönüştürün. Bu, verileri yönetmeyi, biçimlendirmeyi ve formülleri genişletmeyi kolaylaştırır.

2. Veri Girişini Kolaylaştırma (Veri Doğrulama) Durum ve Öncelik sütunları için hazır listeler oluşturarak veri girişini standartlaştırın ve hataları azaltın.

Durum Sütunu (F sütunu için):

1. F2 hücresini seçin ve tüm Durum sütununa uygulamak için F sütununun tamamını seçin.
2. Veri sekmesine gidin, Veri Doğrulama butonuna tıklayın.
3. Ayarlar sekmesinde İzin Ver bölümünden Liste'yi seçin.
4. Kaynak kısmına: Başlamadı,Devam Ediyor,Tamamlandı,Beklemede,İptal Edildi yazın ve Tamam'a tıklayın.

Öncelik Sütunu (G sütunu için):

1. G2 hücresini seçin ve tüm Öncelik sütununa uygulamak için G sütununun tamamını seçin.
2. Veri sekmesine gidin, Veri Doğrulama butonuna tıklayın.
3. Ayarlar sekmesinde İzin Ver bölümünden Liste'yi seçin.
4. Kaynak kısmına: Yüksek,Orta,Düşük yazın ve Tamam'a tıklayın.

3. Görsel Takip İçin Koşullu Biçimlendirme Görevlerin durumuna veya bitiş tarihlerine göre satırları otomatik olarak renklendirerek önemli noktaları hızlıca fark edin.

Duruma Göre Renklendirme:

1. Tüm tabloyu (başlıklar hariç, veri alanını) seçin. Örneğin A2:I100 gibi bir aralık.
2. Giriş sekmesinde Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural seçeneğini tıklayın.
3. Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan seçeneğini seçin.
4. Tamamlanmış Görevler (Yeşil):
   • Formül alanına: =$F2="Tamamlandı" yazın.
   • Biçimlendir butonuna tıklayarak dolgu rengini Yeşil seçin ve Tamam'a basın.
5. Devam Eden Görevler (Sarı):
   • Aynı adımları tekrarlayın. Formül: =$F2="Devam Ediyor"
   • Dolgu rengini Sarı seçin.
6. Başlamamış Görevler (Gri):
   • Aynı adımları tekrarlayın. Formül: =$F2="Başlamadı"
   • Dolgu rengini Gri seçin.

Süre Aşımını Belirleme (Kırmızı):

1. Yine tüm tabloyu (başlıklar hariç, veri alanını) seçin.
2. Giriş sekmesinde Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural.
3. Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan seçeneğini seçin.
4. Formül alanına: VE($F2<>"Tamamlandı";$D2 yazın. (Bu formül, görevin "Tamamlandı" dışında bir durumdaysa ve bitiş tarihi bugünden önceyse çalışır.)
5. Biçimlendir butonuna tıklayarak dolgu rengini Kırmızı, yazı tipini Beyaz ve Kalın seçin. Bu, bitiş tarihi geçmiş ve tamamlanmamış görevleri otomatik olarak vurgulayacaktır.