22 Haziran, 2023 Excel Eğitimi Ömer BAĞCI

Excel Veri Doğrulama Nedir? Nasıl Kullanılır?

Excel veri doğrulama özelliği, belirli hücrelerde kabul edilebilir değerlerin veya seçeneklerin tanımlanmasını sağlayan ve yoğun olarak kullanılan bir özelliktir. Excel Veri Doğrulama Özelliği, hatalı veri girişlerini önlemek ve kullanıcıya belirli seçenekleri sunmak için oldukça kullanışlıdır.

Excel'de veri doğrulama nasıl kullanılır adımları:

1- Excel çalışma sayfanızda, veri doğrulamasını uygulamak istediğiniz hücreleri seçin.

2- Menü çubuğundan Veri sekmesine gidin ve Veri Araçları grubunda yer alan Veri Doğrulama düğmesine tıklayın. Aşağıdaki gibi bir diyalog kutusu açılacaktır.

3- Veri Doğrulama diyalog kutusunda, "Ayalar" sekmesine geçin.

4- Doğrulama Ölçütü alanındaki İzin Verilen bölümünde, -Herhangi bir değer yazan kısımda- hücrelere hangi tür verilerin girilebileceğini belirleyebilirsiniz.

Veri Doğrulama ile Liste Oluşturma Nasıl Yapılır?

Veri doğrulamayı kullanırken bir hücreye tıkladığınızda bir listenin açılmasını sağlamak için Veri Doğrulama-Liste Özelliği kullanılır. Örneğin aşağıdaki gibi bir liste oluşturarak seçim yaptırmak, yazım hatalarını keseceği gibi kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır. 

Bu şekilde bir liste oluşturmak için iki farklı yöntem kullanılabilir. 

Veri Doğrulama'da Kısa Listeler Oluşturmak

Eğer oluşturmak istediğiniz liste yukarıdaki resimdeki gibi kısa bir liste ise bu değerler tek tek elle yazılabilir. Bunun için:

1- Veri Doğrulama uygulamak istediğiniz hücreyi seçin. 

2- Veri menüsünden Veri Doğrulama'yı seçin. Açılan pencerede Herhangi Bir Değer yazan yere tıklayın ve Liste özelliğini seçin. 

3- Kaynak kısmına tıklayın ve Finans;Satın Alma;İnsan Kaynakları;Yönetim ifadelerini araya noktalı virgül koyarak yazın ve Tamam düğmesine tıklayın. 

Not: Tamam düğmesine tıkladıktan sonra hücrenin yanına bir ok gelecektir. Bu oka tıkladığınızda eğer ifadeleri alt alta değilde yan yana görüyorsanız ilk 3 adımı tekrarlayarak ifadelerin arasında virgül işareti yazarak Tamam düğmesine tıklayın.

Tamam düğmesine tıkladıktan sonra hücrenin yanındaki oka tıkladığınızda ekran görüntünüz aşağıdaki gibi olmalıdır.

Veri Doğrulama'da Uzun Listeleri Kullanmak

Veri doğrulama pencerelerinde uzun listeler oluşturmanız gerekirse; tek tek elle yazmak oldukça zor olabilir. Onun yerine yazılmış bir listeden verileri seçerek, Veri Doğrulama- Liste özelliğini kullanabiliriz. 

Aşağıdaki gibi bir listeyi Excel'de oluşturabilirsiniz. 

Buradaki listeden yararlarak, bu bölümleri Veri doğrulama listesinde kullanmak için 

1- Liste şeklinde verileri getirmek istediğiniz hücreye tıklayın. 

2- Veri menüsünden Veri Doğrulama seçeneğini seçin. Herhangi bir değer yazan yerden Liste seçeneğini seçin. 

3- Kaynak kısmına tıkladıktan sonra H3 hücresinden başlayarak verileri aşağıya kadar tarayın. 

4- Tamam düğmesine tıkladıktan sonra hücreye tıkladığınızda H3:H9 arasındaki verilerin hücre içine açılır liste kutusu içinde geldiğini görürsünüz. 

Veri Doğrulama Seçeneğinde Tam Sayı Seçeniği Kullanmak

Veri Doğrulama penceresindeki Tamsayı seçeneğini seçerek sadece tamsayı değerlerin girilebileceğini belirleyebilirsiniz. Veri doğrulama'da tam sayı özelliğini, oluşturduğunuz formlarda, tablolarda hücrelere sayı giriş şartı vermek için kullanabilirsiniz. 

Veri Doğrulama Ayarlar sekmesinde, kabul edilebilir değerleri veya seçenekleri belirlemek için uygun ayarlamaları yapın. Örneğin, İzin Verilen kısmına tıkladığınızda  "Liste" seçeneğini seçerek, bir açılır listedeki değerleri belirleyebilirsiniz. Liste özelliği bir hücreye tıkladığınız zaman, hücrenin yanına ok getirip bir liste açılmasını ve sizin o lister üzerinden bir seçim yapmanızı sağlar. Bir diğer seçenek olan "Özel" seçeneğini seçerek, belirli bir formül veya kriter kullanarak kabul edilebilir değerleri tanımlayabilirsiniz.

Hata Uyarısı sekmesine geçerek, hatalı veri girişlerinde gösterilecek bir hata iletisi belirleyebilirsiniz. Bu, kullanıcıya geçersiz bir değer girdiğinde bir uyarı veya açıklama sağlar.

Giriş İletisi sekmesine geçerek, hücreye veri girişi yaparken kullanıcıya görüntülenecek bir giriş iletisi ekleyebilirsiniz. Bu, kullanıcının hangi tür verileri girmesi gerektiği konusunda rehberlik sağlar.

Ayarlamalarınızı tamamladıktan sonra, Tamam düğmesine tıklayın. Veri doğrulaması, seçtiğiniz hücrelere uygulanacaktır. vidoport üzerindeki veri doğrulama eğitim videoları ile Excel'de Veri Doğrulama kullanımını tüm detayları ile öğrenebilirsiniz. 

Veri  Doğrulama ile aynı veriyi tekrar girmeyi engellemek istiyorsanız bu blog yazımıza göz atabilirsiniz. 

Artık veri doğrulama ayarlarınızı tamamladığınıza göre, seçtiğiniz hücrelere yalnızca belirtilen değerler veya seçenekler girebilirsiniz. Veri doğrulama ile birlikte Excel'in diğer özelliklerine göz atmak ve İleri Excel eğitimi almak isterseniz vidoport.com adresinden yararlanabilirsiniz. Herhangi bir geçersiz veri girişi denediğinizde, hata iletisi görüntülenir ve kabul edilebilir veri girilene kadar hücreye veri girişi yapmanız engellenir.