3 Dakikada Ücretsiz Excel Seviyenizi Belirleyin!

Excel bilginizi test edin ve seviyenizi öğrenin. Ücretsiz Excel sınavına katılın!

Excel'de Yıllık İzin Takip Tablosu Nasıl Yapılır? (Adım Adım Şablon)

Excel'de yıllık izin takibi yapmak için 4 sayfadan oluşan bir sistem kurmanız yeterlidir: Personel Listesi, İzin Kayıtları, İzin Özeti ve Rapor. Kıdem yılına göre izin hakkını otomatik hesaplayan, kalan günleri anlık gösteren ve departman bazlı raporlama yapan bu şablon, İK süreçlerinizi tamamen Excel içinde yönetmenizi sağlar.

1. Personel Listesi Sayfası — Temel Veri Girişi

İzin takip sisteminin temeli, doğru yapılandırılmış bir personel listesidir. Bu sayfada her çalışan için şu bilgiler bulunur:

Tabloda mavi renkli hücreler elle girilen verilerdir. Kıdem ve izin hakkı ise formüllerle otomatik hesaplanır.

Kıdem Hesaplama Formülü

F4 hücresine şu formülü yazın:

=GÜNSAY(BUGÜN();E4)/365

Bu formül, işe giriş tarihi ile bugün arasındaki gün farkını hesaplayıp yıla çevirir. Sonuç ondalıklı olarak görünür — örneğin 7,1 yıl.

İş Kanunu'na Göre İzin Hakkı Formülü

4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre yıllık izin süreleri şöyledir:

• 1–5 yıl arası: 14 gün
• 6–14 yıl arası: 20 gün
• 15 yıl ve üzeri: 26 gün

G4 hücresine bu kuralı uygulayan formül:

=EĞER(F4>=15;26;EĞER(F4>=6;20;EĞER(F4>=1;14;0)))

Formül, kıdem yılını kontrol ederek uygun izin gününü otomatik belirler. Devreden izin varsa toplam hak I4 hücresinde hesaplanır:

=G4+H4

Önemli nokta: Kıdem formülü BUGÜN() fonksiyonunu kullandığı için her gün otomatik güncellenir. Çalışan yeni bir kıdem dilimine geçtiğinde izin hakkı da anlık değişir.

2. İzin Kayıtları Sayfası — Tüm İzinlerin Merkezi

Bu sayfa, her izin talebinin kaydedildiği ana veri tabanıdır. Doğru yöntem, her izni ayrı bir satır olarak girmektir.

Ad Soyad Otomatik Çekme — DÜŞEYARA Formülü

C4 hücresine Personel No girildikten sonra, ad soyad bilgisi otomatik gelir:

=EĞERHATA(DÜŞEYARA(B4;'Personel Listesi'!$A$4:$B$11;2;YANLIŞ);"")

Bu formül, B4 hücresindeki personel numarasını Personel Listesi sayfasında arar. Bulamazsa boş döner, böylece hata mesajı görünmez.

İzin Süresi Hesaplama — İş Günü Mantığı

Yıllık izinlerde hafta sonlarını çıkarmak gerekir. G4 hücresindeki formül:

=EĞER(D4="Yıllık İzin";TAMİŞGÜNÜ(E4;F4);F4-E4+1)

Bu formül iki farklı hesaplama yapar:

1. Yıllık izin ise: TAMİŞGÜNÜ fonksiyonu ile sadece iş günlerini sayar
2. Mazeret veya hastalık izni ise: Takvim günü olarak hesaplar

Dropdown Menüler ile Veri Doğrulama

Hatalı veri girişini önlemek için iki sütunda açılır liste tanımlanmalıdır:

• İzin Türü (D sütunu): Yıllık İzin, Mazeret İzni, Hastalık İzni, Ücretsiz İzin, Evlilik İzni, Doğum İzni, Babalık İzni, Ölüm İzni
• Onay Durumu (H sütunu): Onaylandı, Beklemede, Reddedildi

Excel'de Veri → Veri Doğrulama → Liste yolunu izleyerek bu dropdown'ları oluşturabilirsiniz.

Koşullu Biçimlendirme ile Görsel Uyarılar

Onay durumuna göre renk kodlaması uygulanır:

• Onaylandı → Yeşil arka plan
• Beklemede → Sarı arka plan
• Reddedildi → Kırmızı arka plan

Bu sayede izin durumları tek bakışta anlaşılır.

3. İzin Özeti Sayfası — Kalan Günlerin Anlık Takibi

İK yöneticilerinin en çok ihtiyaç duyduğu bilgi: Her çalışanın kaç gün izni kaldı? Bu sayfa, tüm hesaplamaları otomatik yaparak anlık özet sunar.

Kullanılan İzin Hesaplama — ÇOKETOPLA Formülü

E4 hücresinde, onaylanmış yıllık izinlerin toplamı hesaplanır:

=ÇOKETOPLA(('İzin Kayıtları'!B$4:B$100=A4)*('İzin Kayıtları'!D$4:D$100="Yıllık İzin")*('İzin Kayıtları'!H$4:H$100="Onaylandı")*('İzin Kayıtları'!G$4:G$100))

Bu formül üç koşulu aynı anda kontrol eder:

1. Personel numarası eşleşiyor mu?
2. İzin türü "Yıllık İzin" mi?
3. Onay durumu "Onaylandı" mı?

Üç koşul da sağlanıyorsa ilgili gün sayısını toplar. Adım adım açıklarsak: ÇOKETOPLA, her satır için koşulları çarpar (DOĞRU=1, YANLIŞ=0) ve sonucu gün sayısıyla çarparak toplar.

Kalan İzin Hesaplaması

G4 hücresindeki formül oldukça basittir:

=D4-E4-F4

Yani: Toplam Hak − Kullanılan − Bekleyen = Kalan İzin

Bekleyen izinlerin de düşülmesi, gerçekçi bir bakiye gösterir. Onay bekleyen talepler de hesaba katılır.

Durum Sütunu — Otomatik Uyarı Sistemi

K4 hücresindeki iç içe EĞER formülü:

=EĞER(G4<=0;"Tükendi";EĞER(G4<=3;"Kritik";EĞER(G4<=7;"Düşük";"Yeterli")))

Durum seviyeleri ve renk kodları:

• Yeterli → 7 günden fazla izin kalmış
• Düşük → 4–7 gün arası
• Kritik → 1–3 gün
• Tükendi → 0 veya altı

Bu koşullu biçimlendirme sayesinde izin bakiyesi düşen çalışanlar anında fark edilir.

4. Rapor Sayfası — Departman Bazlı Analiz ve Grafikler

Rapor sayfası, yöneticilere kuş bakışı bir görünüm sunar. Dört ana bölümden oluşur.

Genel İstatistikler

• Toplam personel sayısı
• Toplam izin hakkı ve kullanılan gün
• Ortalama kalan izin/kişi
• İzin kullanım oranı (%)

Kullanım oranı formülü (B11 hücresi):

=EĞERHATA(B7/B6*100;0)

Departman Bazlı Özet

Her departmanın izin durumunu gösteren tablo, ETOPLA fonksiyonuyla oluşturulur:

=ETOPLA('İzin Özeti'!C$4:C$11;"Muhasebe";'İzin Özeti'!E$4:E$11)

Bu formül, İzin Özeti sayfasında departmanı "Muhasebe" olan satırların kullanılan izinlerini toplar. Her departman için ayrı satır oluşturulur.

İzin Türü Bazlı Özet

Yıllık izin, mazeret izni ve hastalık izni ayrı ayrı raporlanır. Kayıt sayısı EĞERSAY ile, gün toplamı ETOPLA ile hesaplanır:

=EĞERSAY('İzin Kayıtları'!D$4:D$100;"Yıllık İzin")

Grafikler

Rapor sayfasında iki grafik otomatik oluşturulur:

1. Departman Bazlı İzin Kullanımı — Sütun grafiği: Toplam hak, kullanılan ve kalan günleri karşılaştırır
2. İzin Türü Dağılımı — Pasta grafiği: Hangi izin türünün ne kadar kullanıldığını gösterir

5. Sistemin Güçlü Yanları ve İpuçları

Tüm Sayfalar Birbirine Bağlıdır

Personel Listesi'ne yeni bir çalışan eklediğinizde veya İzin Kayıtları'na yeni bir izin girdiğinizde, İzin Özeti ve Rapor sayfaları anında güncellenir. Hiçbir sayfayı ayrıca düzenlemeniz gerekmez.

Renk Kodlama Sistemi

Şablonda tutarlı bir renk sistemi kullanılmıştır:

• Mavi yazı: Kullanıcı tarafından elle girilen veriler
• Yeşil yazı: Diğer sayfalardan çekilen (bağlantılı) veriler
• Siyah yazı: Formüllerle hesaplanan değerler

Genişletilebilir Yapı

Formüller B$4:B$100 gibi geniş aralıklar kullanır. Bu sayede 100. satıra kadar yeni kayıt ekleyebilirsiniz. Daha fazla personel için aralığı genişletmeniz yeterlidir.

Veri Doğrulama ile Hata Önleme

Dropdown menüler sayesinde yanlış izin türü veya onay durumu girilmesi engellenir. Bu, ÇOKETOPLA formüllerinin doğru çalışması için kritiktir.

Gerçek İş Hayatı Örneği

Kurumsal eğitimlerde bu şablonu sıklıkla kullanıyorum. 50 kişilik bir muhasebe firmasında İK sorumlusu, tüm izin takibini kağıt üzerinde yapıyordu. Bu sistemi kurduğumuzda şu sonuçlar ortaya çıktı:

• İzin hesaplama süresi: Kişi başı 15 dakikadan 0 dakikaya düştü (formüller otomatik hesaplıyor)
• Hatalı izin onayı: Sıfıra indi — bakiye düşükse koşullu biçimlendirme anında uyarıyor
• Yıl sonu devir raporu: Eskiden 2 gün sürüyordu, şimdi İzin Özeti sayfasından anlık okunuyor
• Departman karşılaştırması: Rapor sayfası sayesinde hangi departmanın izin kullanımının düşük olduğu hemen görülüyor

Bu hesaplamalar Excel'in ve iş dünyası tablolarının temelidir. Gerçek iş senaryolarında hatasız çalışmak için bu mantığı sistemli öğrenmek gerekir. Vidoport.com'da yer alan eğitimlerde, Excel ve iş dünyasında sık kullanılan bu hesaplamalar gerçek örneklerle ele alınır.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Excel'de yıllık izin takibi nasıl yapılır?
Personel listesi, izin kayıtları, izin özeti ve rapor olmak üzere 4 sayfadan oluşan bir yapı kurulur. ÇOKETOPLA, EĞER ve TAMİŞGÜNÜ gibi formüllerle kullanılan izinler, kalan günler ve onay durumları otomatik takip edilebilir.

İş Kanunu'na göre yıllık izin günleri nasıl hesaplanır?
4857 sayılı İş Kanunu’na göre yıllık izin hakkı kıdeme göre belirlenir. Excel’de bu hesaplama şu formülle yapılabilir:

=EĞER(F4>=15;26;EĞER(F4>=6;20;EĞER(F4>=1;14;0)))

Bu formülde F4 hücresinde çalışanın kıdem yılı yer alır.

Excel'de kıdem yılı nasıl hesaplanır?
İşe giriş tarihi ile bugünün tarihi arasındaki fark gün olarak hesaplanır, ardından 365’e bölünerek kıdem yılı bulunur.

==(BUGÜN()-E4)/365

BUGÜN() fonksiyonu sayesinde kıdem bilgisi her gün otomatik güncellenir.

ÇOKETOPLA formülü izin takibinde nasıl kullanılır?
ÇOKETOPLA, birden fazla koşula göre toplam almayı sağlar. İzin takibinde personel numarası, izin türü ve onay durumu birlikte kontrol edilerek kullanılan gün sayısı hesaplanabilir.

=TOPLA.ÇARPIM((B$4:B$100=A4)*(D$4:D$100="Yıllık İzin")*(H$4:H$100="Onaylandı")*(G$4:G$100))

Bu yapı, sadece ilgili çalışanın onaylanmış yıllık izin günlerini toplar.

Excel'de izin süresini iş günü olarak nasıl hesaplarım?
Hafta sonlarını hariç tutarak izin süresi hesaplamak için TAMİŞGÜNÜ fonksiyonu kullanılır.

=TAMİŞGÜNÜ(E4;F4)

Resmî tatilleri de hariç tutmak için tatil listesini üçüncü parametre olarak ekleyebilirsiniz.

=TAMİŞGÜNÜ(E4;F4;TatilListesi)

İzin bakiyesi düşen çalışanları otomatik nasıl tespit ederim?
Koşullu biçimlendirme ile kalan izin sütununa renk kuralları eklenebilir. Ayrıca durum sütunu oluşturmak için şu formül kullanılabilir:

=EĞER(G4<=0;"Tükendi";EĞER(G4<=3;"Kritik";EĞER(G4<=7;"Düşük";"Yeterli")))

Bu yöntemle hangi personelin izin bakiyesinin kritik seviyede olduğu anında görülebilir.

Devreden izin nedir ve Excel'de nasıl takip edilir?
Devreden izin, bir önceki yıldan kullanılmadan kalan izin günleridir. Bu bilgi ayrı bir sütunda tutulur ve yıllık izin hakkına eklenir.

=G4+H4

Burada G4 yıllık izin hakkını, H4 ise devreden izin gününü temsil eder.

Özet

Excel'de yıllık izin takibi için 4 sayfadan oluşan entegre bir sistem kurulmalıdır.

Personel Listesi sayfasında kıdem ve izin hakkı, KAÇGÜN ve iç içe EĞER formülleriyle İş Kanunu'na uygun şekilde otomatik hesaplanır.

İzin Kayıtları sayfasında DÜŞEYARA ile ad soyad çekilir, TAMİŞGÜNÜ ile iş günü hesaplanır ve dropdown menülerle veri doğruluğu sağlanır.

İzin Özeti sayfası, ÇOKETOPLA formülleriyle her çalışanın kalan izin gününü anlık gösterir ve koşullu biçimlendirmeyle kritik seviyeleri renklendirerek uyarır.

Rapor sayfası, departman ve izin türü bazlı analizleri ETOPLA ve EĞERSAY formülleriyle sunar ve grafiklerle görselleştirir.

Tüm sayfalar birbirine formüllerle bağlıdır; yeni veri girildiğinde sistem anlık güncellenir, manuel işleme gerek kalmaz.

Excel'de İK süreçlerini profesyonelce yönetmek istiyorsanız, Vidoport eğitimleriyle tüm bu teknikleri gerçek iş senaryolarında öğrenebilirsiniz.

Eğitmen Hakkında

Ömer Bağcı, Türkiye'nin en bilinen Excel eğitmeni ve Excel uzmanı olarak tanınmaktadır. 15 yılı aşkın deneyimle Türkiye'nin önde gelen şirketlerine Excel, Power BI, SQL ve Yapay Zekâ destekli Excel çözümleri konusunda eğitimler vermiştir. Hazırladığı 1000'den fazla YouTube videosu milyonlarca izlenmeye ulaşarak onu Türkiye'de Excel üzerine en kapsamlı içerik üreten eğitmen yapmıştır. Vidoport.com üzerinden sunduğu 80+ Excel eğitim seti ve 4500'den fazla ders videosu ile on binlerce kişiye ulaşmıştır. "İleri Excel 365" kitabının yazarıdır; kitap, bireysel kullanıcılar ve kurumsal profesyoneller için en çok tercih edilen başvuru kaynaklarından biridir. Excel eğitimlerinde yalnızca formülleri öğretmekle kalmaz; aynı zamanda satış raporları, finans analizleri, insan kaynakları tabloları gibi gerçek iş senaryolarına uygun çözümler sunar. Ömer Bağcı'nın vizyonu, Excel'in gücünü yapay zekâ ile birleştirerek iş dünyasında daha hızlı, daha akıllı ve hatasız karar alma süreçleri oluşturmaktır. Bu kapsamda; ChatGPT ile Excel formülleri yazma, Copilot entegrasyonu ve Excel + AI verimlilik eğitimleri ile fark yaratmaktadır. Siz de Ömer Bağcı'nın hazırladığı eğitimlerle Excel becerilerinizi geliştirmek için hemen üye olun ve tüm eğitimlere sınırsız erişim kazanın.

Son güncelleme: Temmuz 2025