29 Nisan, 2023 Excel Eğitimi Ömer BAĞCI

Excel Veri Doğrulama Özelliği neden kullanılır?

Veri Doğrulama Özelliği Nedir?

Excel Veri Doğrulama özelliği, hücrelerdeki verilerin belirli bir kurala göre doğrulanarak girilmesini sağlar. Excel'de bu Veri Doğrulama özelliği, hücreye yanlışlıkla yanlış veri girilmesini önlemek ve veri girişinde oluşan hatalarını en aza indirmek için kullanılır.

Excel'de veri doğrulama (data validation), çeşitli amaçlar için kullanılır. Bu özellik sayesinde, bir hücreye girilen verinin türü, aralığı ve formatı gibi özelliklerini kontrol edebilirsiniz. Veri doğrulama işlevinin temel amaçları şunlardır:

1. Hata Kontrolü: Kullanıcıların hücrelere yanlış veya kabul edilemez değerler girmesini önlemek. Örneğin, belirli bir hücreye sadece tarih formatında veri girişi yapılmasını sağlamak.
2. Veri Bütünlüğü: Veri tabanının doğruluğunu ve tutarlılığını korumak. Örneğin, bir sütunda yalnızca belirli değerlerin (evet/hayır, 1/0 vb.) kullanılmasını zorunlu kılmak.
3. Kullanıcı Rehberliği: Kullanıcılara hücrelerde hangi tür verilerin beklenildiğini göstermek ve giriş yaparken onları yönlendirmek. Örneğin, bir açılır liste ile kullanıcıların belirli seçenekler arasından seçim yapmalarını sağlamak.
4. Veri Analizi Kolaylığı: Veri girişinin standardize edilmesi, sonradan yapılacak analizlerin daha kolay ve hızlı olmasını sağlar.
5. Hatalı Girişlere Karşı Uyarılar: Yanlış veri girildiğinde kullanıcıya uyarı mesajları göstermek ve doğru veri girişi yapana kadar düzeltme imkanı sunmak.

Bu özellikler sayesinde, Excel'de veri tabanları, anketler, formlar ve diğer veri giriş işlemleri daha etkin ve hatasız bir şekilde yönetilebilir.

Veri doğrulama özelliği, bir hücreye girilebilecek verilerin tipini (sayı, metin, tarih vb.), bir aralık içindeki değerleri (örneğin, 1-100 arası sayılar), bir listeden seçilebilecek öğeleri veya önceden tanımlanmış bir formülü belirleyebilir. Bu, örneğin, bir sınav notu girişi yaparken, sadece geçerli bir not girilmesini sağlayabilir.

Veri doğrulama özelliği, Excel'deki verilerin doğruluğunu arttırır ve veri analizi işlemlerinde daha güvenilir sonuçlar elde edilmesine yardımcı olur.

Excel'in veri doğrulama özelliği, kullanıcılara belirli bir hücre veya hücre aralığına sadece belirli türden veriler girmelerine izin vererek veri girişlerini sınırlamalarına olanak tanır. Bu özellik, veri girişlerinde yapılan hataları azaltmak ve veri bütünlüğünü artırmak için kullanılır.

Örneğin, bir işletmenin personel listesi için bir Excel çalışma sayfası oluşturduğunuzu düşünün. Veri doğrulama özelliğini kullanarak, sadece belirli bir hücre aralığına çalışanların adları, görevleri ve işe başlama tarihleri gibi uygun veriler girilmesine izin verebilirsiniz. Bu şekilde, çalışan adları için yanlış veya uygun olmayan verilerin girilmesinin önüne geçebilirsiniz.

Örneğin bir hücreye tıkladığınızda, Açık, Kapalı gibi bir ifadeyi seçenekli olarak sunmak için  Veri Doğrulama özelliğini aşağıdaki gibi sunmanız gerekir. 

- Açık ve Kapalı yazdırmak istediğiniz hücreleri seçin. 

-Veri menüsünden Veri Doğrulama özelliğine tıklayın.

- Açılan menüden Herhangi bir değer yazan yere tıklayın ve Liste özelliğini seçin.

- Kaynak kısmına Açık;Kapalı yazın. (İfadelerin arasında ; koymanız gerekir. İfadeleri araya ; koyarak uzatabilirsiniz. 

- Tamam düğmesine tıklayın. 

Hücreye tıkladığınızda Açık ve Kapalı ifadelerinin geldiğini görürsünüz. 

Not: Eğer hücreye tıkladığınızda Açık;Kapalı şeklinde ifadeleri yan yana görüryorsanız, Kaynak kısmına geri dönerek ; yerine , koymanız gerekir. 

Excel'de Veri Doğrulama özelliğinin kullanımını öğrenmek için vidoport üzerindeki Veri Doğrulama Eğitim Videoları'na göz atabilirsiniz.

Veri doğrulama özelliği ayrıca, kullanıcılara bir açılır menüden seçim yaparak veya belirli bir formatta veri girerek veri girişlerini hızlandırabilir ve standartlaştırabilir. Bu da verilerin kolayca filtrelenmesine ve analiz edilmesine yardımcı olur.